電話を取り次ぐときや、電話越しに上司と軽く打ち合わせるときなどは相手を待たせることになります。そんなときは、必ず「少々お待ちいただけますか」と一言添えてから保留します。

この「少々」というのは、30秒くらいと受け取るのがふつうです。だいたいの人は、30秒すぎると「少々」には感じないそうです。なので、理想的なのは30秒以内に戻ることです。

ただ、そうそう30秒で保留を済ませられる場面はないかもしれません。それにしても、1分までが限度です。もしそれ以上かかるようであれば、いったん電話にでて、「お調べするのに時間がかかってしまいます。もう少々お待ちいただけますか」といっていったんワンクッション置くと相手の気持ちも多少晴れます。このとき、具体的な時間の目安も伝えると効果的です。さらに時間がかかる場合は、あとでかけ直す旨を伝えると相手の時間を無駄にせず、誠意のある対応となります。

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普通、業務は電話対応だけではありません。他の業務が忙しくてついつい電話対応がおろそかになることもあるでしょう。しかし、相手にはそんなことは関係ありません。もし悪い態度で接してしまうと、せっかくの商談が流れたりなどの被害がありえます。

なので、どんなに忙しくてもきちんとした対応をしましょう。電話を取って最初の対応を気を付けるだけで、相手の印象はよくなります。

第一に、電話に出るときは努めて明るい声で接しましょう。朝10時までの間は、「おはようございます」とあいさつするとすっきりとした印象を与えます。電話対応のマニュアルは会社によって違うので、そのあとの対応はマニュアルに従いましょう。

また、忙しくても3コールまでに出るのが基本です。相手を待たせてしまうと、たとえどんなにいい対応をしても悪印象となります。最適なのは1コール目までに出ることですが、最低限でも3コール、10秒いないには出るようにしましょう。

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